10 dicas para organizar sua formatura dos sonhos

Paciência para pesquisar empresas e ler contratos, além de disposição para negociar com os formandos, são fundamentais para que a festa e a viagem sejam inesquecíveis

Nathalia Ilovatte |

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Organizar a festa da turma dá trabalho e cansa, mas seguindo algumas dicas tudo dá certo

Para quem está começando o último semestre do segundo ano ou até para aqueles que chegaram à reta final do terceiro, é difícil acreditar, mas o colégio finalmente está acabando. Em breve chegará a hora de se despedir dos amigos que estão logo ali, na carteira ao lado, e de sentir saudade dos professores - até daqueles que aplicam provas sem avisar, ou que chamam sua atenção na melhor parte do papo.

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Sendo este o fim de uma grande e importante etapa da vida, uma despedida inesquecível se faz indispensável. Colação, viagem, baile e muitas fotos com a turma fazem parte das comemorações, mas para que tudo dê certo, é preciso planejar com antecedência.

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"Começamos a organizar o baile 9 meses antes e ficou em cima da hora", contou a recém-formada Juliana

“Começamos a organizar o baile nove meses antes e ficou em cima da hora”, conta a recém-formada Juliana Oliveto, de 22 anos, “o melhor é dar início com um ano de antecedência para ter menos estresse e mais tempo para pagar”.

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Juliana fez parte da comissão de formatura da faculdade e garante que o trabalho pode ser enlouquecedor. “É preciso ter paciência. Se você não mantém a cabeça fria, vai chegar à festa querendo que tudo exploda”, diz ela, explicando que conciliar os gostos e vontades dos formandos com as possibilidades das empresas de eventos é o que mais dá trabalho a quem assume a responsabilidade.

Mas, quando a festa é um sucesso, todo o trabalho vale a pena. “Quando você chega ao baile, tudo aquilo que você passou meses planejando se realiza. Os amigos agradecem e parabenizam, você vê sua família curtindo a festa”, conta Juliana.

De sonho a pesadelo

Antecedência e paciência, no entanto, não são garantia de que tudo vai dar certo. “Começamos a organizar nossa formatura no começo do terceiro ano, com o representante comercial que cuidou da nossa festa da 8ª série. Nós confiávamos nele”, conta a estudante Taynara Marcela, de 18 anos. “Fechamos colação, viagem e baile com a empresa que fez a formatura da turma do ano anterior”, explica.

A colação e a viagem foram realizadas, mas depois de investir R$ 700 na festa, R$ 800 para se arrumar, Taynara soube que a formatura não aconteceria, quando os convidados do interior já estavam em São Paulo para a balada. “Eu estava no salão de beleza terminando de me arrumar. Só faltava colocar o vestido”, recorda ela.

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Estudante faz vestido de formatura com lições de matemática 

A história de Taynara ficou famosa pois a empresa Lilith Eventos, contratada pelos estudantes para a realização do baile, frustrou 250 formandos que aguardavam a sonhada festa. Alguns chegaram a comparecer ao local do evento, que estava fechado, e a noite acabou na delegacia. Quando o caso ganhou projeção, uma pessoa se sensibilizou e alugou um salão para que a formatura acontecesse, mas muitos não quiseram participar.

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Uma das dicas para que a festa seja ótima é pesquisar bem sobre a empresa antes de contratá-la

Precauções necessárias

Por isso, antes de decidir cada detalhe da festa, da viagem e da colação com os demais estudantes, é preciso pesquisar muito até encontrar uma boa empresa para realizar os eventos. “Esse tipo de serviço é complicado, porque se a empresa não cumprir com as obrigações, não pode adiá-las para outro dia.”, afirma a consultora jurídica da Fundação de Proteção e Defesa do Consumidor - Procon, Maria Rachel Coelho.

Segundo Maria Rachel, o passo inicial a ser dado é pesquisar sobre as empresas antes de fechar um contrato. “Primeiro eles têm que pedir o CNPJ e conhecer o histórico da empresa, se tem reclamações nos órgãos de proteção ao consumidor”, orienta a consultora.

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Esses cuidados podem evitar dor de cabeça com uma empresa que receberá os pagamentos dos alunos sem entregar o serviço prometido, como o baile ou a viagem. Mas há outras ótimas dicas para que dê tudo certo com a festa, a colação e o baile de formatura. Veja logo abaixo:

Arquivo pessoal
Juliana curtindo o baile com as amigas: "Tudo aquilo que você planejou se realiza"

- Procure empresas que têm experiência no ramo em vez de tentar fazer tudo por conta própria. “Tem que ter alguém te dando suporte, fazendo contratos, por exemplo”, diz Juliana. Imagine-se fazendo todas as reservas e listas VIP das baladas que sua turma frequentará em cinco dias em Porto Seguro? Trabalhão, hein!

- Pesquise sobre viagens e festas já promovidas pela empresa antes de contratá-la e converse com outros clientes. “O ideal é que algum dos formandos já conheça o serviço que ela presta”, recomenda Maria Rachel;

- Planeje tudo com pelo menos um ano de antecedência. Assim você terá mais tempo para pagar as prestações, resolver ocasionais pepinos e conhecer outras festas da empresa. “Começamos a organizar o baile nove meses antes e ficou em cima da hora”, diz Juliana.

- Verifique se o contrato especifica todas as promessas que os representantes das agências de viagens e eventos fazem em reuniões com formandos. Segundo a consultora do Procon, é necessário que nele conste até mesmo as marcas de bebidas e salgados prometidos para a festa;

- Tenha certeza de que todos estão de acordo sobre os preços das festas e viagens antes de assinar o contrato. “Nós ligamos para quatro empresas para pedir orçamentos”, conta Juliana;

- Desconfie de preços abaixo do mercado. “Eu paguei R$ 700 por tudo, e sei que as festas costumam custar cerca de R$ 1000 por formando”, relata Taynara;

- Escute a opinião de todos os colegas antes de tomar qualquer decisão, pois alguns deles podem ter sonhos diferentes dos seus. “Duas semanas antes da festa, decidimos que teria valsa, porque descobrimos que esse era o sonho de alguns pais”, conta Juliana.

- “Jogue limpo com os estudantes”, recomenda Juliana. Ela conta que é normal que a comissão tenha algum benefício, como convites a mais para o baile, mas é preciso deixar isso claro;

- Preze pela organização e delegue funções dentro da comissão. “É preciso ter alguém responsável por conferir contratos com a banda e o buffet, outra pessoa responsável pela comunicação com os alunos, etc”, indica;

- Participe de todas as etapas dos preparativos, não deixe tudo nas mãos da agência contratada. “Duas semanas antes do baile fomos conferir os arranjos e estava tudo errado, com as cores e as flores diferentes do que combinamos”, conta Juliana.

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