10 dicas para organizar sua formatura dos sonhos

Paciência para pesquisar empresas e ler contratos, além de disposição para negociar com os formandos, são fundamentais para que a festa e a viagem sejam inesquecíveis

Nathalia Ilovatte |

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Organizar a festa da turma dá trabalho e cansa, mas seguindo algumas dicas tudo dá certo

Para quem está começando o último semestre do segundo ano ou até para aqueles que chegaram à reta final do terceiro, é difícil acreditar, mas o colégio finalmente está acabando. Em breve chegará a hora de se despedir dos amigos que estão logo ali, na carteira ao lado, e de sentir saudade dos professores - até daqueles que aplicam provas sem avisar, ou que chamam sua atenção na melhor parte do papo.

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Sendo este o fim de uma grande e importante etapa da vida, uma despedida inesquecível se faz indispensável. Colação, viagem, baile e muitas fotos com a turma fazem parte das comemorações, mas para que tudo dê certo, é preciso planejar com antecedência.

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"Começamos a organizar o baile 9 meses antes e ficou em cima da hora", contou a recém-formada Juliana

“Começamos a organizar o baile nove meses antes e ficou em cima da hora”, conta a recém-formada Juliana Oliveto, de 22 anos, “o melhor é dar início com um ano de antecedência para ter menos estresse e mais tempo para pagar”.

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Juliana fez parte da comissão de formatura da faculdade e garante que o trabalho pode ser enlouquecedor. “É preciso ter paciência. Se você não mantém a cabeça fria, vai chegar à festa querendo que tudo exploda”, diz ela, explicando que conciliar os gostos e vontades dos formandos com as possibilidades das empresas de eventos é o que mais dá trabalho a quem assume a responsabilidade.

Mas, quando a festa é um sucesso, todo o trabalho vale a pena. “Quando você chega ao baile, tudo aquilo que você passou meses planejando se realiza. Os amigos agradecem e parabenizam, você vê sua família curtindo a festa”, conta Juliana.

De sonho a pesadelo

Antecedência e paciência, no entanto, não são garantia de que tudo vai dar certo. “Começamos a organizar nossa formatura no começo do terceiro ano, com o representante comercial que cuidou da nossa festa da 8ª série. Nós confiávamos nele”, conta a estudante Taynara Marcela, de 18 anos. “Fechamos colação, viagem e baile com a empresa que fez a formatura da turma do ano anterior”, explica.

A colação e a viagem foram realizadas, mas depois de investir R$ 700 na festa, R$ 800 para se arrumar, Taynara soube que a formatura não aconteceria, quando os convidados do interior já estavam em São Paulo para a balada. “Eu estava no salão de beleza terminando de me arrumar. Só faltava colocar o vestido”, recorda ela.

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Estudante faz vestido de formatura com lições de matemática 

A história de Taynara ficou famosa pois a empresa Lilith Eventos, contratada pelos estudantes para a realização do baile, frustrou 250 formandos que aguardavam a sonhada festa. Alguns chegaram a comparecer ao local do evento, que estava fechado, e a noite acabou na delegacia. Quando o caso ganhou projeção, uma pessoa se sensibilizou e alugou um salão para que a formatura acontecesse, mas muitos não quiseram participar.

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Uma das dicas para que a festa seja ótima é pesquisar bem sobre a empresa antes de contratá-la

Precauções necessárias

Por isso, antes de decidir cada detalhe da festa, da viagem e da colação com os demais estudantes, é preciso pesquisar muito até encontrar uma boa empresa para realizar os eventos. “Esse tipo de serviço é complicado, porque se a empresa não cumprir com as obrigações, não pode adiá-las para outro dia.”, afirma a consultora jurídica da Fundação de Proteção e Defesa do Consumidor - Procon, Maria Rachel Coelho.

Segundo Maria Rachel, o passo inicial a ser dado é pesquisar sobre as empresas antes de fechar um contrato. “Primeiro eles têm que pedir o CNPJ e conhecer o histórico da empresa, se tem reclamações nos órgãos de proteção ao consumidor”, orienta a consultora.

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Esses cuidados podem evitar dor de cabeça com uma empresa que receberá os pagamentos dos alunos sem entregar o serviço prometido, como o baile ou a viagem. Mas há outras ótimas dicas para que dê tudo certo com a festa, a colação e o baile de formatura. Veja logo abaixo:

Arquivo pessoal
Juliana curtindo o baile com as amigas: "Tudo aquilo que você planejou se realiza"

- Procure empresas que têm experiência no ramo em vez de tentar fazer tudo por conta própria. “Tem que ter alguém te dando suporte, fazendo contratos, por exemplo”, diz Juliana. Imagine-se fazendo todas as reservas e listas VIP das baladas que sua turma frequentará em cinco dias em Porto Seguro? Trabalhão, hein!

- Pesquise sobre viagens e festas já promovidas pela empresa antes de contratá-la e converse com outros clientes. “O ideal é que algum dos formandos já conheça o serviço que ela presta”, recomenda Maria Rachel;

- Planeje tudo com pelo menos um ano de antecedência . Assim você terá mais tempo para pagar as prestações, resolver ocasionais pepinos e conhecer outras festas da empresa. “Começamos a organizar o baile nove meses antes e ficou em cima da hora”, diz Juliana.

- Verifique se o contrato especifica todas as promessas que os representantes das agências de viagens e eventos fazem em reuniões com formandos . Segundo a consultora do Procon, é necessário que nele conste até mesmo as marcas de bebidas e salgados prometidos para a festa;

- Tenha certeza de que todos estão de acordo sobre os preços das festas e viagens antes de assinar o contrato. “Nós ligamos para quatro empresas para pedir orçamentos”, conta Juliana;

- Desconfie de preços abaixo do mercado . “Eu paguei R$ 700 por tudo, e sei que as festas costumam custar cerca de R$ 1000 por formando”, relata Taynara;

- Escute a opinião de todos os colegas antes de tomar qualquer decisão , pois alguns deles podem ter sonhos diferentes dos seus. “Duas semanas antes da festa, decidimos que teria valsa, porque descobrimos que esse era o sonho de alguns pais”, conta Juliana.

- “ Jogue limpo com os estudantes ”, recomenda Juliana. Ela conta que é normal que a comissão tenha algum benefício, como convites a mais para o baile, mas é preciso deixar isso claro;

- Preze pela organização e delegue funções dentro da comissão . “É preciso ter alguém responsável por conferir contratos com a banda e o buffet, outra pessoa responsável pela comunicação com os alunos, etc”, indica;

- Participe de todas as etapas dos preparativos , não deixe tudo nas mãos da agência contratada. “Duas semanas antes do baile fomos conferir os arranjos e estava tudo errado, com as cores e as flores diferentes do que combinamos”, conta Juliana.

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